ExcelのForm機能(VBAを使わないレコードデータ入力)

 

Excelで，顧客や在庫等のデータ管理を行っている方は，結構，いらっしゃると思います。エクセルは一行のデータを1レコードとみなして，データを管理する機能がありますので，簡易なデータベースとして重宝します。

ただ，データ数(フィールド数)が多くなると入力ミスに気付きにくくなります。Excelには，標準では，リボンに表示されない機能「Form」があり，これを使うと簡単に入力ミス等を防止できるようになります。ここでは，「Form」機能について紹介します。

 

テーブルの作成

このページを参照していらっしゃる方は，テーブルの概念をご存じの方が多いと思いますが，一応，説明します。

Excelは1行を1レコード(情報の集合)とみなして，データを管理する機能を持っています。このとき，各列は，レコードのフィールドとみなします。ただ単にデータを入力しただけではテーブルとはみなされません。矩形のセル範囲をテーブルとして指定する必要があります。

操作は，テーブルにしたいセル範囲を選択後，挿入 → テーブル/テーブル で行います。もしくは，セル範囲を選択後，Ctrl + T で選択範囲がテーブルとして設定されます。このとき，表示される「テーブルの作成」ダイアログボックスの「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」をチェックすると，選択範囲の先頭行を，データの一部ではなく，見出しとして扱ってくれます。

Form ボタンをクイックアクセスツールバーに表示

標準では，Formボタンはリボンに現れませんので，次の手順でエクセルの「クイックアクセスツールバー」に追加します。

手順1 … Excelの画面上部のクイックアクセスバーの右側の三角マークをクリック

手順2 … プルダウンメニューから，「その他のコマンド」をクリック

手順3 … 「コマンドの選択」の右側の三角マークをクリック

手順4 … コマンドの一覧から「フォーム」を選び，「追加」をクリック

手順5 … OKをクリック

 

上記の手順で，下図のように，クイックアクセスツールバーにボタンが追加されました。

Form機能を使ったデータ操作

テーブル中のいずれかのセルを選択した状態で，上記で設定した「Form」ボタンをクリックすると，下図のようなレコード単位の設定ツール(ダイアログボックス)が表示されます。

Formボタンをクリックして現れるダイアログボックスには，1レコード毎の各フィールドが表示され，入力や確認が容易にできるようになります。また，レコードの追加，削除，フィールドの一部を指定しての検索等も可能になります。簡単なデータの場合は，この機能があるだけで，随分，入力が楽になるかと思います。

より複雑なデータを扱う際，VBAを使って，より高度にデータの関連性をチェックするようなフォーム入力画面を作った方がよい場合もあるかと思いますが，簡単なデータの場合は，これで十分な場合が多いです。